Undang-Undang Kearsipan

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

Pasal 1

Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:

a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;

b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pasal 2

Fungsi arsip membedakan:

a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Pasal 3

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahanpertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

Pasal 4

(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggung-jawab sepenuhnya dari Pemerintah.

(2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jawaban nasional, yangpengusahaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihakyang menguasai sebelumnya.

Pasal 5

Dalam melaksanakan penguasaantermaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menerbitkan:

a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;

b. pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.

Pasal 6

Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha:

a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;

b. pendidikan kader ahli kearsipan;

c. penerangan/kontrole/pengawasan;

d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan;dan

e. penyelidikan-penyelidikan ilmiahdibidang kearsipan pada umumnya.

Pasal 7

(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.

(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukumdan kewenangan tenaga ahli kearsipan.

(3) Pemerintahmelakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
Pasal 8

Untuk melaksanakan tugas termaksuddalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka Pemerintah membentuk organisasi kearsipanyang terdiri dari:

(1) Unit-unitKearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

(2) a. Arsip Nasional di Ibu-Kota RepublikIndonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasionalselanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;

b. Arsip Nasional ditiap-tiap lbu-KotaDaerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah TingkatI, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

Pasal 9

(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf bUndang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.

(2) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga danBadan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkatDaerah.

(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan swasta dan/atau perorangan.

Pasal 10

(1) Lembaga-lembagaNegara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur,menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal2 huruf a Undang-undang ini.

(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.

(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat ditingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.

Pasal 11

(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakanhal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat(1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.

Pasal 12

Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.

Pasal 13

Undang-undangini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar supaya setiap orang dapatmengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan :

1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus

dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orangperorangan

maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang

didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.

2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh

perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun

terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu

daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen

perusahaan.

Pasal 2

Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.

Pasal 3

Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang

merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

Pasal 4

Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi

perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

Pasal 5

Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau

setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan

kegiatan usaha suatu perusahaan.

Pasal 6

Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi

perubahan kekayaan, utang, dan modal.

Pasal 7

(1) Data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan

untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.

(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :

a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan; dan

b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.

BAB II

PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN

DOKUMEN PERUSAHAAN

Pasal 8

(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan

kebutuhan perusahaan.

(2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka

Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.

(3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun

dalam bahasa asing.

Pasal 9

(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang

menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat

yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

(2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di

bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat

paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Pasal 10

(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.

(2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan

mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.

Pasal 11

(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6,

dan data pendukung admi-nistrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a,

wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang

bersangkutan.

(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka

waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

(3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan

berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.

(4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan yang

bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

(5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) tidak

menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan

sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam

peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.

BAB III

PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN

DAN LEGALISASI

Pasal 12

(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam

ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang

bersangkutan.

(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan

wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena

mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.

(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli

yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu,

pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.

Pasal 13

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

Pasal 14

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat

yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.

(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :

a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya legalisasi;

b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm

atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan

c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Pasal 15

(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.

(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi

terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pasal 16

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media

lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.

BAB IV

PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN

DOKUMEN PERUSAHAAN

Pasal 17

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut

dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan

kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Pasal 18

(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan

kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang

sekurang-kurangnya memuat :

a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya penyerahan;

b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan

c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.

(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan

dokumen yang akan diserahkan.

Pasal 19

(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan

dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal

retensi.

(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat

lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal

:

a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau

b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa

dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang

berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pasal 20

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera

dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan

ayat (4).

Pasal 21

(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan

berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :

a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya pemusnahan;

b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan

c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

(2) Pada berita acara pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan

dokumen yang akan dimusnahkan.

Pasal 22

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan

Peraturan Pemerintah.

Pasal 23

Buku, surat, catatan, dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang

(Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh)

tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih,

pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

Pasal 24

Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang

(Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun,

dan pada saat berlakunya Undang-undang ini masa simpannya belum mencapai 10 (sepuluh) tahun,

pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

Pasal 25

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa

Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini

pertimbangan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undangundang

ini.

Pasal 26

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan per-setujuan kepada Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undangundang

ini persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnah-annya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam

Undang-undang ini.

Pasal 27

Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undangundang

ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan

berdasarkan ketentuan dalam Undang- undang ini.

Pasal 28

Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap :

1. kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu, yang

mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan

ketentuan yang berlaku di negara setempat;

2. kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu, yang

mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara Republik Indonesia; dan

3. badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 1 angka 1, yang dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen

sebagaimana layaknya perusahaan.

Pasal 29

Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab

Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) tetap

berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.

Pasal 30

Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku :

1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad

1847 : 23); dan

2. semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan

pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-undang ini, dinyatakan tidak berlaku lagi.

Pasal 31

Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan

penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.