UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahanpertanggung-jawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintah.
Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini
adalah dalam wewenang dan tanggung-jawab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jawaban
nasional, yangpengusahaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi
dengan pihakyang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaantermaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini
Pemerintah berusaha menerbitkan:
a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b. pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip
statis.
Pasal 6
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan
menggiatkan usaha-usaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengawasan;
d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan;dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiahdibidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli
kearsipan.
(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukumdan kewenangan tenaga ahli
kearsipan.
(3) Pemerintahmelakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga
ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
Pasal 8
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksuddalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka
Pemerintah membentuk organisasi kearsipanyang terdiri dari:
(1) Unit-unitKearsipan
pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
(2) a. Arsip
Nasional di Ibu-Kota RepublikIndonesia sebagai inti organisasi dari pada
Lembaga Kearsipan Nasionalselanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip Nasional
ditiap-tiap lbu-KotaDaerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat
dengan Daerah TingkatI, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf bUndang-undang ini dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga
lembaga danBadan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di
tingkatDaerah.
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,
memelihara dan penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan swasta
dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1) Lembaga-lembagaNegara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah
wajib mengatur,menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal2 huruf a Undang-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib
menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b
Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.
(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan
Pemerintah Pusat ditingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 2huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.
Pasal 11
(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana
dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1
huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang
isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakanhal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat(1) dan ayat (2) Pasal ini
adalah kejahatan.
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut
dengan Peraturan Perundangan.
Pasal 13
Undang-undangini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapatmengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik
Indonesia.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang-undang ini yang
dimaksud dengan :
1. Perusahaan adalah setiap
bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus
dengan tujuan memperoleh
keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orangperorangan
maupun badan usaha yang berbentuk
badan hukum atau bukan badan hukum, yang
didirikan dan berkedudukan dalam
wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah
data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh
perusahaan dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun
terekam dalam bentuk corak apapun
yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka
waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu
daftar sesuai dengan jenis dan
nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen
perusahaan.
Pasal 2
Dokumen perusahaan terdiri dari
dokumen keuangan dan dokumen lainnya.
Pasal 3
Dokumen keuangan terdiri dari
catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang
merupakan bukti adanya hak dan
kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 4
Dokumen lainnya terdiri dari data
atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi
perusahaan meskipun tidak terkait
langsung dengan dokumen keuangan.
Pasal 5
Catatan terdiri dari neraca
tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau
setiap tulisan yang berisi keterangan
mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan
kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 6
Bukti pembukuan terdiri dari
warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi
perubahan kekayaan, utang, dan
modal.
Pasal 7
(1) Data pendukung administrasi
keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan
untuk digunakan sebagai pendukung
penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.
(2) Data pendukung administrasi
keuangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :
a. data pendukung yang merupakan
bagian dari bukti pembukuan; dan
b. data pendukung yang tidak
merupakan bagian dari bukti pembukuan.
BAB II
PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 8
(1) Setiap perusahaan wajib membuat
catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
(2) Catatan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka
Arab, satuan mata uang Rupiah,
dan disusun dalam bahasa Indonesia.
(3) Dalam hal ada izin dari
Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun
dalam bahasa asing.
Pasal 9
(1) Catatan yang berbentuk neraca
tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang
menggambarkan neraca dan laba rugi,
wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat
yang ditunjuk di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan.
(2) Dalam hal peraturan
perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di
bidang tertentu tidak menentukan
lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat
paling lambat 6 (enam) bulan
terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10
(1) Catatan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.
(2) Catatan yang berbentuk
rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan
mengenai hak dan kewajiban serta
hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal
5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.
Pasal 11
(1) Catatan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6,
dan data pendukung admi-nistrasi
keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a,
wajib disimpan selama 10 (sepuluh)
tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang
bersangkutan.
(2) Data pendukung administrasi
keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka
waktu penyimpanannya disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dokumen lainnya sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan
berdasarkan nilai guna dokumen
tersebut.
(4) Jangka waktu sebagaimana
dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan yang
bersangkutan dalam suatu jadwal
retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.
(5) Kewajiban penyimpanan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) tidak
menghilangkan fungsi dokumen yang
bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan
sebagaimana ditentukan dalam
ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam
peraturan perundang-undangan yang
berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.
BAB III
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN
PERUSAHAAN
DAN LEGALISASI
Pasal 12
(1) Dokumen perusahaan dapat
dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2) Pengalihan dokumen perusahaan
ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dapat dilakukan sejak
dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang
bersangkutan.
(3) Dalam mengalihkan dokumen
perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan
wajib mempertimbangkan kegunaan
naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena
mengandung nilai tertentu demi
kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
(4) Dalam hal dokumen perusahaan
yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli
yang mempunyai kekuatan
pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu,
pimpinan perusahaan wajib tetap
menyimpan naskah asli tersebut.
Pasal 13
Setiap pengalihan dokumen
perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.
Pasal 14
(1) Legalisasi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat
yang ditunjuk di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
(2) Berita acara sebagaimana
dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan
dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm
atau media lainnya telah
dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
c. tanda tangan dan nama jelas
pejabat yang bersangkutan.
Pasal 15
(1) Dokumen perusahaan yang telah
dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau
hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2) Apabila dianggap perlu dalam
hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi
terhadap hasil cetak dokumen
perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 16
Ketentuan lebih lanjut mengenai
tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya dan legalisasi diatur
dengan Peraturan Pemerintah.
BAB IV
PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN
PEMUSNAHAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 17
Pemindahan dokumen perusahaan
dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut
dilakukan berdasarkan keputusan
pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan yang
bersangkutan.
Pasal 18
(1) Dokumen perusahaan tertentu
yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan
kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
(2) Penyerahan sebagaimana
dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang
sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan
penyerahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas
pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
(3) Pada berita acara penyerahan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan
dokumen yang akan diserahkan.
Pasal 19
(1) Pemusnahan catatan, bukti
pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1)
dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
(2) Pemusnahan data pendukung
administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan
dokumen lainnya sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal
retensi.
(3) Pimpinan perusahaan yang
bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat
lain yang ditunjuk, bertanggung
jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal
:
a. pemusnahan dokumen perusahaan
dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal
11 ayat (1); atau
b. pemusnahan dokumen perusahaan
dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa
dokumen perusahaan tersebut masih
tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang
berkaitan dengan kekayaan, hak,
dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Pasal 20
Pemusnahan dokumen perusahaan
yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera
dilakukan kecuali ditentukan lain
oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan
ayat (4).
Pasal 21
(1) Pemusnahan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan
berita acara yang
sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya pemusnahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan
pemusnahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas
pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
(2) Pada berita acara pemusnahan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan
dokumen yang akan dimusnahkan.
Pasal 22
Ketentuan lebih lanjut mengenai
tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan
Peraturan Pemerintah.
Pasal
23
Buku, surat, catatan, dan neraca
yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor
Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh)
tahun, dan pada saat berlakunya
Undang-undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih,
pemusnahannya dilakukan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal
24
Salinan surat dan telegram yang
berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor
Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun,
dan pada saat berlakunya
Undang-undang ini masa simpannya belum mencapai 10 (sepuluh) tahun,
pemusnahannya dilakukan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal
25
Dokumen perusahaan yang
pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa
Keuangan, dan dalam waktu 1
(satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini
pertimbangan tersebut belum
diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undangundang
ini.
Pasal
26
Dokumen perusahaan yang
pemusnahannya telah dimintakan per-setujuan kepada Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia, dan dalam
waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undangundang
ini persetujuan tersebut belum
diberikan, pemusnah-annya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam
Undang-undang ini.
Pasal
27
Dokumen perusahaan yang jadwal
retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia, dan dalam
waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undangundang
ini persetujuan tersebut belum
diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan
berdasarkan ketentuan dalam
Undang- undang ini.
Pasal
28
Ketentuan dalam Undang-undang ini
berlaku juga terhadap :
1. kantor perwakilan, kantor
cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu, yang
mempunyai kegiatan usaha di luar
wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan
ketentuan yang berlaku di negara
setempat;
2. kantor perwakilan, kantor
cabang, agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu, yang
mempunyai kegiatan usaha di
wilayah Negara Republik Indonesia; dan
3. badan atau lembaga yang tidak
termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 1 angka 1, yang dalam
kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen
sebagaimana layaknya perusahaan.
Pasal 29
Semua ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad 1847 : 23) tetap
berlaku sepanjang belum diganti
atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.
Pasal 30
Pada saat Undang-undang ini mulai
berlaku :
1. Pasal 6 Kitab Undang-undang
Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesië, Staatsblad
1847 : 23); dan
2. semua peraturan
perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang
berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan
pemusnahan arsip yang
bertentangan dengan Undang-undang ini, dinyatakan tidak berlaku lagi.
Pasal 31
Undang-undang ini mulai berlaku
pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya,
memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan
penempatannya dalam Lembaran
Negara Republik Indonesia.
